Zacznijmy od krótkiego, ilustrowanego wprowadzenia w temat Wizualnego Zarządzania Wynikami (ang. Shopfloor Management, Daily Management, Daily Review Meeting, itp.).
Estetycznie wykonane tablice, według wzorów, które nam najbardziej odpowiadają, na pewno podniosą staranność, której pracownicy będą dokładać w ich prowadzeniu. Ponadto, pozwolą na standaryzację wypracowanych rozwiązań i rozprzestrzenienie ich na inne, podobne obszary pracy, co jest szczególnie istotne w dużych organizacjach.
Kaskada celów i wyników
System zarządzania wizualnego powinien obejmować całą organizację (wszystkie jej poziomy) i schodzić kaskadowo od najwyższego kierownictwa do szeregowych pracowników. Realizacja strategicznych celów firmy powinna być odzwierciedlona na tablicy najwyższego rzędu. Jej lokalizacja powinna być ogólnodostępna. Tak, aby każdy pracownik miał możliwość zapoznania się z jej treścią.
To tutaj kierownictwo firmy przegląda globalne wyniki. Służą temu wskaźniki z poziomu KPI (z ang. key performance indicators), czyli kluczowe wskaźniki operacyjne. Ponadto, najwyższe kierownictwo firmy identyfikuje odchylenia od celów. A co za tym idzie, definiuje akcje, które mają przywrócić właściwy trend i doprowadzić do realizacji założonych celów.
Na poziomie zespołów (np. produkcyjnych) tablice zarządzania wizualnego umieszczamy w dobrze widocznych miejscach. Najlepiej takich, w których ludzie naturalnie się gromadzą, ale jednocześnie jak najbliżej ich stanowisk pracy. Może to być miejsce, gdzie zbierają się przed praca lub dyskutują tuż po jej zakończeniu.
Na samych stanowiskach pracy (przy liniach, gniazdach czy biurkach) możemy umieścić godzinowe tabele pracy. Są to tablice najniższego rzędu, gdzie pracownik wpisuje postęp swoich prac co godzinę. Dlaczego tak często? – zapytają niektórzy z Was. Czy nie wystarczy zrobić podsumowania pod koniec zmiany?
Otóż, zapisanie wyniku na tablicy na koniec dnia pracy nie daje już żadnej szansy na jego korektę. W momencie wpisywania tych danych są one już historią, raportem. Zupełnie inaczej przedstawia się sprawa z zapisywaniem godzinowym. Jeżeli w którymś momencie w ciągu dnia cel godzinowy nie zostanie osiągnięty, mamy szansę zareagować – coś zmienić, poprawić, usunąć problem. Daje to szansę na to, aby kolejne godziny poszły już zgodnie z planem.
Wpływ na wskaźniki
Zarządzanie wizualne pozwala spełnić trzy zasady odnoszenia się do faktów, tzw. 3G czyli: genba, genbutsu i genjitsu. Stosując tablice w miejscu, gdzie rzeczy się dzieją, jesteśmy w stanie od razu merytorycznie dyskutować na dany temat. Jeżeli nasze tablice wizualne będą znajdować w miejscu, gdzie odbywają się nasze procesy (genba), będą się odnosiły do rzeczywistych przedmiotów, maszyn, urządzeń (genbutsu) czy oraz dotyczyły rzeczywistych zdarzeń, aktualnego statusu (genjitsu), to dopiero wtedy będziemy w stanie podjąć rzeczową dyskusję na dany temat. A tym samym będziemy mogli realnie wpływać na wyniki naszych procesów.
W miejscu, gdzie pracownicy dodają wartość do produktu lub usługi nie są istotne wydarzenia sprzed kilku tygodni. Ważne jest właściwie tylko to, co dzieje się tu i teraz. Jeżeli występuje problem i nie jesteśmy w stanie pracować zgodnie z założeniami (zgodnie z przyjętym standardem), to należy go rozwiązać właśnie w tej chwili. Jeśli problem wystąpił w ciągu ostatnich 24 godzin (ale wtedy, kiedy nie było nas na miejscu) i został rozwiązany, to należy wyciągnąć z tego wnioski i zastanowić się nad tym, jak zapobiec jego powtórnemu wystąpieniu.
W ten sposób możemy na bieżąco kształtować nasz wynik – nie przyglądając mu się z perspektywy czasu analizując dane historyczne, ale realnie wpływając na efekty pracy w trakcie jej wykonywania. Odpowiednio, na każdym poziomie organizacji, na tablicach odnotowuje się kto, co i na kiedy ma zrobić. Sprawia to, że cała komunikacja w firmie jest dla wszystkich dostępna.
„Nie masz problemów? No, to masz problem! Nie możesz się doskonalić…”
Tak mawiają Japończycy! I coś w tym jest – to właśnie codzienne wyzwania pchają zespoły do rozwoju. Brak problemów (brak wyzwań!) prowadzi do stagnacji i marazmu. A konkurencja przecież nie śpi – cały czas pracuje nad tym, aby być od nas o krok do przodu. Mały krok, codziennie, kaizen.
Spotkanie przy tablicy wizualnego zarządzania wynikami to także możliwość bezpośredniego zgłaszania problemów przez samych pracowników. I to nie tylko tych, wynikających z niespełnienia założonych celów operacyjnych. Powinniśmy podejmować wszystkie tematy, które są zgłaszane przez pracowników. Oczywiście, nie wszystkimi zajmiemy się od razu – część z nich trzeba będzie odłożyć na później. Nie mogą być jednak zbagatelizowane czy pominięte.
Jeżeli chcemy, aby wszyscy pracownicy angażowali się w realizację naszych celów, musimy dać im przestrzeń (czas, miejsce, naszą uwagę) na zgłaszanie przeszkód, na które napotykają. Dlatego też przyjmujemy od pracowników wszystkie zgłoszone tematy, ale do realizacji wybieramy najpierw te, które realnie wpływają na bieżący wynik. Pozostałe parkujemy w wyznaczonym do tego miejscu. Przy użyciu tablic wizualnych właśnie!
System rozwiązywania problemów jest nieodłącznym elementem zarządzania wizualnego. Bez niego, nawet najpiękniejsze tablice będą w zasadzie bezużyteczne – stworzymy jednokierunkowy system informacyjny. Bez wsparcia udzielanego pracownikom w dół, będziemy od nich otrzymywać wyłącznie raporty wyników – bez zaangażowania w ich poprawę.
Spotkanie przed tablicą – jak je przeprowadzić?
W przypadku każdego ze wskaźników zweryfikuj aktualną wartość względem celu. Jeśli jest OK nie zatrzymuj się tu dłużej, przejdź do kolejnego punktu. Jeśli wartość któregoś ze wskaźników wykazuje odchyłkę, to na niej skup się na moment. Zidentyfikuj obszar, którego dotyczy oraz osobę odpowiedzialną – przydziel zadanie i przejdź do kolejnego punktu.
W imię współodpowiedzialności za wyniki, nawet nieobecni są zobowiązani do wykonania postanowień z zebrania. Dodatkowo taka zasada wpływa znacząco na poziom absencji na spotkaniu – nikt przecież nie chce, aby podczas jego nieobecności przypisano mu jakieś zadania. Dlatego przydzielaj je według odpowiedzialność, nie według dostępności osób na spotkaniu.
Zapisz na tablicy, co komu zleciłeś. Jutro rano będziesz mógł zapytać, czy tematy zostały rozwiązane. Powinien być to pierwszy punkt każdego porannego spotkania: weryfikacja ustaleń z dnia poprzedniego, czy zostały wykonane i jak wpłynęły na wynik. Nie wspomniałem o nim wcześniej, ponieważ dzisiejsze spotkanie jest naszym pierwszym – jutro zapytam, jak Wam poszło w przydzielonych tematach…
Ile to kosztuje?
Zarządzanie wizualne można wdrożyć w zasadzie bez wielkich inwestycji. Pierwsze tablice, powstające w trakcie warsztatów, wymagają powszechnie używanych materiałów biurowych. Ustabilizowany standard można przenieść na estetyczne tablice, które można obecnie zamówić w zasadzie w dowolnym wymiarze i dokładnie pod swój własny projekt.
