Wiarygodną metodą na weryfikację skuteczności wdrożonych działań jest przeprowadzenie audytu. Ale nie mylmy audytu z „idź i zobacz”, co często jest robione. Zdarzało mi się usłyszeć od kogoś informację, że przeaudytował ten proces. A okazywało się, że po prostu był tam i przyjrzałsię temu, co robią osoby uczestniczące w procesie.
Audyt to niezależna ocena procesu lub produktu. Usystematyzowana. Badająca zgodność procesu lub produktu względem konkretnych wytycznych (norma, procedura, instrukcja, specyfikacja). Jednym słowem jest oceną rzeczywistości względem obowiązującego (wymaganego) standardu. Należy przy tym pamiętać, że standard powinien mieć formę ustaloną i udokumentowaną – nie możemy się odwoływać do ustnych przekazów dotyczących postępowania w procesie czy z produktem. Ale to już osobna historia dotycząca standaryzacji, o której będzie mowa w rozdziale o 7D.
W każdym bądź razie, jeśli występował w procesie problem to zaburzał jego przebieg lub powodował nieprawidłowe efekty na jego wyjściu. Oznacza to, że działo się w nim coś niezgodnego ze standardem. I takich odchyłek będziemy właśnie poszukiwali, wykorzystując najczęściej standardowy audyt, który stosujemy do okresowej oceny naszego procesu.
Często zdarza się, że przyczyną problemów jest właśnie brak standardu (ustalonego, udokumentowanego i… zakomunikowanego!). Wtedy weryfikujemy przebieg procesu względem nowego standardu – bo jego wdrożenie powinno być obowiązkową akcją korygującą! W momencie potwierdzenia, że nie wykrywane są już wady, ostatecznie udowadniamy skuteczność wdrożonych działań.
Wykonaj zadanie AUDYT – zweryfikuj wdrożone działania!