Pamiętasz 3G z rozdziału od 2D (drugim kroku metody 8D)? „Pójdź i zobacz” mówi najprostsza metoda weryfikacji wdrożenia i skuteczności naszych działań. Nie ufaj zapewnieniom członków zespołu, którzy potwierdzają wdrożenie na spotkaniu przeglądowym rozwiązywania problemów. I nie chodzi tu o brak zaufania czy brak rzetelności w potwierdzaniu działań, ale o rzeczywiste potwierdzenie działań. Jakże często w rozwiązywaniu problemów (a także w działaniach innego charakteru) nasi koledzy informują nas, że „już prawie wdrożyliśmy” czy, że „temat na 99% działa”.
Tak, nie lubimy mówić „nie zrobiłem, nie miałem czasu, nie mogłem”. Wolimy publicznie lekko rozminąć się z prawdą („tak, zrobione!”), aby przy najbliższej możliwości samemu pójść i przekonać się, albo wręcz dokończyć temat. Tylko co, jeśli okaże się, że nasi podwładni czy koledzy z jakiegoś powodu nie dotrzymali słowa? Nie uruchomili tematu, nie wdrożyli działania lub, co gorsza, okazują się one być nieskuteczne! Wtedy gorączkowo poszukujemy rozwiązania – przecież już publicznie przyznaliśmy, że „u nas wszystko OK, zrobione na czas”. A tu trzeba ratować sytuację… Jakie są tego konsekwencje?
Narażamy na niepowodzenie cały proces rozwiązywania problemów. Pozostali członkowie przyjmują za fakt to, co powiedzieliśmy na spotkaniu i działają dalej. Brakuje im prawdziwej informacji o tym, co się dzieje u nas. Podejmują działania w innych obszarach, angażują ludzi, wydają pieniądze, zużywają swój i czyjś czas. Często niepotrzebnie.
Dlatego powinniśmy stosować zasadę „czworga oczu”: na temat powinny spojrzeć co najmniej dwie niezależne od tematu osoby. Najlepiej takie, które nie pracują ze sobą na co dzień. A już na pewno nie takie, które uczestniczą na co dzień w weryfikowanym procesie. Dlaczego? Ponieważ chcemy zapewnić wiarygodne i niezależne potwierdzenie faktów w miejscu, gdzie rzeczy się dzieją. Dlatego stosujemy „Go & see”, nie opieramy się na ustnych przekazach osób, które „coś widziały” lub „coś słyszały”. Idziemy i osobiście przekonujemy się, jak wygląda temat.
Należy przy tym zwrócić uwagę, że na tym etapie weryfikujemy nie tylko czy działania zostały wdrożone. Poszukujemy potwierdzenia, że wdrożenie ich jest skuteczne, czyli, że problem nie występuje. Pomocne do tego mogą być zapisy w dokumentacji procesowej (formularze, odczyty z maszyn, raporty, itd.) oraz wywiady z pracownikami. A najpewniejsze będzie sprawdzenie czy proces, który jest klientem naszego „podejrzanego” nie otrzymuje wadliwych produktów (wyrobów lub efektów usługi).
Pamiętajmy, aby mieć ze sobą wytyczne na temat tego, czemu mamy się przyjrzeć. Skąd? Ze spotkania przeglądowego 8D – weźmy to, co zostało zdefiniowane (problem i działania) i z tym wybierzmy się na rekonesans.